Kantoorklachtregeling

Veenstra & Wallinga Advocaten is een samenwerkingsverband van twee zelfstandig opererende advocaten. Zij
oefenen ieder voor eigen rekening en risico, onder de gemeenschappelijke naam Veenstra & Wallinga Advocaten,
een advocatenpraktijk uit.
Het samenwerkingsverband bestaat uit de volgende eenmanszaken:
1. mw. mr. L.I. (Laura) Veenstra, handelend onder de naam: Laura Veenstra Advocaat, geregistreerd bij de
  kamer van koophandel onder nummer: 70325006 , verder te noemen ‘Behandelend Advocaat’ en ‘mw. mr.
  L.I. (Laura) Veenstra’:
2. mw. mr. W. (Wendy) Wallinga, handelend onder de naam: Wallinga Advocatuur, geregistreerd bij de kamer
  van koophandel onder nummer: 76245926 , verder te noemen: ‘Behandelend Advocaat’ en ‘mw. mr. W.
  (Wendy) Wallinga’.

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen de Behandelend
Advocaat en opdrachtgever, verder te noemen: ‘De Cliënt’
De Behandelend Advocaat van Veenstra & Wallinga Advocaten draagt zorg voor klachtafhandeling conform de
kantoorklachtenregeling.

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

het vastleggen van een procedure om klachten van De Cliënt binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze
af te handelen;
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van de klachten van De Cliënt vast te stellen;
behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten; verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De Behandelend advocaat wijst De Cliënt voor het aangaan van
de overeenkomst van opdracht er op dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van
toepassing is op de dienstverlening.
Klachten als bedoeld in artikel 2 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden
voorgelegd aan Rechtbank Noord-Nederland.

Indien De Cliënt, verder te noemen: ‘De Klager’ de Behandelend Advocaat benadert met een klacht, dan wordt de
klacht doorgeleid naar mw. mr. L.I. (Laura) Veenstra of mw. mr. W. (Wendy) Wallinga, die daarmee optreedt als
klachtenfunctionaris. Indien mw. mr. W. (Wendy) Wallinga de Behandelend Advocaat van onderhavig dossier is zal
mw. mr. L.I. (Laura) Veenstra als klachtfunctionaris, verder te noemen: ‘De Klachtenfunctionaris’ optreden en vice
versa.
De Klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt De Klager
en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
Degene over wie is geklaagd tracht samen met De Klager tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van
De Klachtenfunctionaris.
De Klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van
redenen mededeling aan De Klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel
een oordeel over de klacht wordt gegeven.
De Klachtenfunctionaris stelt De Klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over
de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen De Klager, De Klachtenfunctionaris en degene over wie is
geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

De Klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
De Klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

De Klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
Degene over wie is geklaagd houdt De Klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke
oplossing.
De Klachtenfunctionaris houdt De Klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
De Klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

De Klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
De Klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter
voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming
voorgelegd.

Onze meerwaarde